Mogens

okt 152013
 

Google-Apps-Logo

Mange virksomheder har i dag et webhotel med tilhørende mailservice. Undertiden ser vi at man er bundet af en meget begrænset kapacitet i mailboksen, eks. 250 MB. Bruger man mere kan det selvfølgelig tilkøbes, hvilket dog ofte er uforholdsmæssigt dyrt.

Konsekvensen er, at når kapacitetsgrænsen nås, så bruges tid på at rydde op og slette gamle emails. Oprydning anses jo generelt som en god ting, men man bør ALDRIG slette en forretningsemail.

Jamen hvad gør man så? Løsningen ligger lige for: Tegn abonnement på Google Apps hvilket koster 40€ pr. bruger pr. år (300 kr). Så arkiverer man bare gamle emails, og du kan altid søge i samtlige emails i din postboks. Og det tager formodentlig lidt tid inden du har brugt de 30 GB der p.t. er med i abonnementet pr. bruger!

Og dertil disse fordele:

  1. Du har adgang til dine emails uanset hvor du er
  2. Du får kalender, og kan nemt dele dine kalender(e) med andre i virksomheden, herunder lave private kalendere etc. alt efter behov
  3. Der er regneark og tekstbehandling , ligeledes cloudbaseret. Ligner meget excel og word.
  4. Det er nemt at gemme fra Googles formater til MS-Office og omvendt
  5. Du deler data med andre i ægte realtid. Glem alt bøvlet med at du havde et excel ark åbent samtidig med en kollega og det roderi der så bliver efterfølgende med at synkronisere hvad der blev rettet af hvem.
  6. Google er verdensmestre i mail. En oppetid der ikke overgås af andre, god håndtering af spam etc.

De argumenter vi somme tider hører mod at bruge et cloudbaseret system som Google Apps er:

Det er usikkert – min mailboks kan blive hacket:
Nej, hvis man slår 2-faktor godkendelse til er det fuldstændigt umuligt for nogen andre end dig at logge ind på din konto. Men har du et stærkt password er du godt garderet selv uden 2-faktor godkendelse.

Så hedder mine emails jo noget med gmail.com:
Nej, når man bruger Googles erhvervsprodukt “Google Apps for Business”, så bruger man sit eget domæne. Du kan sagtens beholde dit nuværende webhotel, men der skal blot sættes en pegepind op som dirigerer alle emails til Googles servere. Din mailadresse hedder altså mitnavn@mitdomæne.dk

Det virker kun når man online:
Ja og nej. Man kan slå off-line funktionalitet til både for mails og dokumenter, men på den anden side så er det jo i dag efterhånden en sjældenhed at man ikke har internetadgang.

Efter vores opfattelse er Google Apps et rigtigt godt valg for mindre og mellemstore virksomheder.

Pro Økonomiservice hjælper dig gerne igang med Google Apps.

Giv os et ring på 86 84 60 64 .

aug 162013
 

En historie fra det virkelige liv: Virksomheden nedbrændte nytårsnat 2009/2010. Herunder alt bogholderimaterialet. Nu har SKAT så underkendt fradragsret for de udgifter der forsvandt i flammerne: Landsskatterettens afgørelse

Endnu en god grund til IKKE at opbevare regnskabsmateriale på papirform. Alle vores kunder har deres materiale gemt digitalt, så de kan fyre nytårsraketter af med god samvittighed.

 Udgivet af kl. 16:31
jul 282013
 

En stærk egenskab ved e-conomic er at systemet kan lave elektroniske EAN-fakturaer til offentlige myndigheder. MEN, det forudsætter at nogle få basale ting er i orden:

  • Der skal være oprettet et – korrekt – EAN nummer
  • Der skal være anført en ref.person på kunden

Selv om dette er forholdsvist enkelt, så er det vores erfaring at EAN-faktureringen ofte fejler. Derfor kan du måske få lidt inspiration af at læse efterfølgende:

Kontrol af EAN-nummers korrekthed
Ofte opstår fejlen fordi man får oplyst det lange EAN-nummer over eks. telefon eller email, og så får man fejlindtastet på debitoren ved oprettelsen. Gør det derfor til en vane at checke korrektheden af et EAN-nummer her: Opslag i Nemhandelsregistret
Er nummeret korrekt, så copy & paste herfra ind i feltet på debitoren.

Referenceperson
Når fakturahovedet dannes hentes, ud over EAN-nummeret, ref.personen fra debitorkartoteket. Ud for debitoren klikker du på kontaktpersoner, og opretter den kontaktperson der har med fakturaen at gøre. Blot navnet er udmærket. Derefter hægtes denne kontaktperson på enten “Deres ref” eller “Vores ref” i debitorkartoteket.

Gik det galt alligevel?
I så fald skyldtes det nok at man glemte et eller andet, eller at fakturaen/ordren var udtaget inden data blev opdateret korrekt på debitor. Men når skaden er sket er der ikke andet at gøre end at kreditere den mangelfulde faktura og forsøge igen.

Der hvor det så ofte går galt i andet forsøg, er at man retter data på debitor, kopierer den første faktura, og genfakturerer. Men da man har kopieret den gamle faktura med de mangelfulde data, så kopieres fejlen bare videre på den nye faktura.

Så det man kan gøre i denne situation er at kopiere den første faktura, og så manuelt i ordrens/igangværende fakturas hoved at rette/tilføje de manglende oplysninger. Og husk så endelig herefter at sikre at debitorstamdata incl. kontaktperson også bliver rettet af hensyn til næste ordre!

Kontrol af om det nu gik godt
Her er det altid en god idé at checke udgående post under faneblad faktura. Du vil kunne se om EAN-fakturaen er mærket “Modtaget” hvis du checker her. Hvis ikke må du på’en igen. Brug evt. E-conomic hotline – det betaler du jo for igennem dit abonnement.

 Udgivet af kl. 19:25  Tagged with:
jul 282013
 

Vi anbefaler at du så vidt muligt implementerer FI-kodestrenge på dine fakturaer hvilket er den mest udbredte metode til betalingsoverførsel, den sikrer bedre mod at kunderne ved indbetalingen kommer til at skrive eks. forkert fakturanummer og ikke mindst er det meget hurtigere at bogføre indbetalinger. Du kan læse om FI-strenge i E-conomics Wiki her

For at komme igang skal du have oprettet et PBS kreditornummer via din bank. Kontakt din bankrådgiver og bed om at få lavet en kreditoraftale til brug for kortart 71. Så opretter banken dig som kreditor hos PBS. Gebyret for dette vil typisk ligge omkring kr. 1000. Banken skal ikke levere andet end selve nummeret, så ingen blanketter eller andet.

Når du har dit kreditornummer kan vi hjælpe dig med at få det integreret i dine fakturaformularer, således at det automatisk bliver koblet sammen med fakturanummeret når der udskrives en faktura.

En anden stor fordel ved denne metode er at hvis du på et tidspunkt skifte bank, ja så koder din nye bank – via PBS – bare betalingstrømmen om så selv alle betalinger der modtages herefter (også hvis det er en gammel faktura der betales for sent) automatisk godskrives den nye bankkonto. Og du skal intet ændre i formularer eller andet.

jul 272013
 

Har du et forældet økonomisystem som ikke længere lever op til dagens standarder? Hvorfor så ikke skifte til et cloudbaseret økonomisystem med en række indlysende fordele:

  • Slut med at være bange for om back-ups nu du’r og er opdaterede. E-conomic sikrer dine data hvert kvarter!
  • Slut med hele tiden at være bagefter med programopdateringer. Med E-conomic får du et system hvor du pr. definition altid kører på den nyeste release
  • E-conomic er et moderne økonomisystem helt i forfronten med den funktionalitet din bogholder og revisor efterlyser
  • Du kan tilgå systemet fra en hvilken som helst internetopkoblet PC eller Mac. Og din revisor/bogholder behøver ikke sidde fysisk hos dig.

Pro ØkonomiService har konverteret mange virksomheder fra specielt Navision/Dynamics til E-conomic. Vi har erfaringen og vi hjælper gerne dig til en lettere og bedre hverdag. Kontakt os for et uforpligtende tilbud!

Du kan også prøve E-Conomic gratis i 14 dage: ScreenClip

 Udgivet af kl. 18:13
jun 182013
 

Når man bruger E-conomic kommunikerer stort set alle vores kunder udelukkende elektronisk med deres kunder. Det er jo rigtig fint, og man sparer en masse i porto, kuverter, papir og administration.
Men husk at de fakturaer og anden information du sender jo ikke kommer frem hvis der er indtastet en forkert email-adresse. Check derfor periodisk – gerne en gang hver måned – om dine mails nu også nåede frem.
Hvordan gør man lige det? Jo under faneblad Faktura -> Udgående post kan du specificere er tidsinterval og evt. sætte hak i boksen “Vis kun e-mails, der ikke er gået igennem”. Så kan du lynhurtigt se evt. korrespondance der er fejlet og få taget action på det.

 Udgivet af kl. 18:20
jun 082013
 

Vi har hjulpet flere kunder igang med at skabe bro mellem diverse Webshops og e-conomic. Eksempelvis Dandomain og Magento.

Hvad opnår du ved dette?
1) For det første sparer du typisk meget tid og undgår fejl. Nogle sidder hver måned og læser webordrer ud i et excel regneark, og derefter ind i e-conomic. I enkelte tilfælde har vi sågar oplevet at ordrer fra Webshoppen indtastes helt manuelt i e-conomic.
Opsætningen og den løbende drift (typisk en månedlig afgift til en tredieparts app-udbyder), er ofte tjent hjem på et par måneder.
2) Nogle webshops, eks. Dandomain, kan ikke styre fakturering. Så her er du nødt til at gøre dette i dit bogholderisystem af hensyn til en fortløbende nummerering af fakturaer.

Kontakt os for et uforbindende tilbud. Det er nemmere og formodentlig billigere end du måske tror!

jun 072013
 

iphone-1Vi har nu brugt Evernote i over 5 år, og det er fascinerende at arbejde med en platform der er i konstant rivende udvikling. Mange softwareprodukter blomstrer og dør efter en kortere periode. Men Evernote bliver bare stærkere og stærkere dag for dag.

Bruger du smartphone, så overvej at grave lidt ned i de forbedrede muligheder for at tage billeder af kvitteringer etc. med det nye sidekamera! Nu kan du godt skrotte de andre apps du måtte have til dette formål som eks. Docscanner.

Og nu er der også kommet en reminderfunktion på mobilprodukterne. Og det er nu blot et spørgsmål om kort tid inden denne forbedring også rammer windows applikationerne.

Du finder Evernote til Android her og til Iphone her. Bruger du iPhone kan du med fordel overveje Scannable app’en

Tip: Download widgets til eks. Android, og brug “snapshot” ikonet. Så kan du lynhurtigt tage et billede/scan uden at skulle grave 3-4 klik ned i en menu.

mar 102013
 

Pro ØkonomiService har hjulpet flere webshops med at integrere ordrer optaget via en Dandomain webshop direkte ind i E-conomic.

Fordelene ved dette er at ordrer automatisk overføres til E-conomic når du har leveret varen og hævet transaktionen i Dandomain. Faktisk kan integrationen laves så ordren automatisk bogføres og faktura emailes til kunden. Du behøver dermed overhovedet ikke at være logget ind i E-conomic for at fakturere. Samtidig holdes dit debitorkartotek og varekartotek automatisk synkront.

For at muliggøre dette skal du abonnere på E-Gate App’en samt have eksport/import-modulet med i din Dandomain aftale. E-Gate koster p.t. kr 499,- i opstart og herefter minimum kr. 79,- pr. måned i abonnement (afregnes direkte med E-Gate). Se priser her

Skal Pro ØkonomiService kun lave integrationen mellem ordrer/debitorer/varekartotek i E-conomic og Dandomain skal du påregne en pris på ca. kr. 1.500 – 2.000 kr til os for vores assistance med opsætning. Men oftest vil vi desuden kunne rådgive dig til at optimere og rationalisere dit workflow så du opnår yderligere lettelser og besparelser i din hverdag.

mar 102013
 

Stort set alle vores kunder er papirløse. At overgå fra et gammeldags papirbaseret bogholderi til et moderne papirløst bogholderi er meget nemmere og billigere end du måske forestiller dig. Overholder du nogle få elementære spilleregler, hvilket vi instruerer jer i, er det vores erfaring at processen helt uproblematisk kan gennemføres på få timer.
Vores anbefaling er at man ikke begynder at scanne alt historisk materiale. Besværet og tidsforbruget står slet ikke mål med gevinsten, så i en overgangsperiode vil du have både det gamle papirarkiv og det nye elektroniske bogholderi. Men som tiden går vil du hurtigt begynde at se alle fordelene ved at være blevet papirløs.

Opstart:

  • Bogholderidokumenter modtager du sikkert allerede idag overvejende elektronisk (pdf-fakturaer, kontoudtog etc), så øvelsen består i at få de elektroniske data kanaliseret over i dit bogholderisystem, og at få gjort de få tilbageværende papirdokumenter digitale. Det sidste gøres via en lille dokumentscanner med arkføder (så flersides dokumenter kan scannes i én pdf) og som scanner for- og bagside samtidigt.
  • Vi sørger for at installere og konfigurere scanner(e), konfigurere dokumentsoftware, og opsætte arbejdsgange og struktur for lagring.

Fordele:

  • Alle dine bogholderidata er let tilgængelige og søgbare (al tekst og tal i dokumenterne er søgbare, fuldstændigt som når du “Googler” på internettet), og du kan se dine dokumenter uanset hvor du er bare der er internet adgang. Du kan selv genfinde alt uden at skulle spørge bogholder/revisor. Og det samme gælder for de medarbejdere som får adgang til systemet, og uanset om de sidder på hjemmearbejdsplads, på kontoret eller via en laptop i marken.
  • Intet behov for kontor- og arkivplads hos dig (brug i stedet pladsen til noget andet)
  • Vi kan servicere dig uden at skulle køre fysisk til din adresse eller du skal sende papirer med posten. Det sparer tid og penge (bemærk at du ikke nødvendigvis behøver at bruge os som adm.bureau – vi sætter gerne systemet op for dig til eget brug)
  • Pro ØkonomiService er kontaktbare og kan tage action på enhver opgave sædvanligvis med kort varsel, hvis vi har online adgang til dine dokumenter.
  • Du ejer og kontrollerer selv alle dine data, så du er uafhængig af tredjemand og ikke bundet til et bestemt økonomisystem. D.v.s. at du relativt enkelt vil kunne skifte regnskabssystem (idet dokumenterne ikke er bundet op på regnskabssystemet) samt regnskabsbureau (idet vi anvender standardprogrammer som umiddelbart let kan serviceres af andre).
  • Dine data er sikret mod fysisk tab som følge af eksempelvis tyveri og brand.
  • Din virksomhed fremtræder fysisk meget mere velorganiseret. Alle papirbunker, ringbind og arkivkasser kan blive en saga blot.
  • Du sparer mange penge til printere, toner, kopipapir, ringbind, arkivkasser, clips, og alle mulige andre kontorartikler, men ikke mindst al den tid I idag bruger på at arkivere og sætte ringbind frem og tilbage. For nogle af vores kunder nævnes det forsvundne arbejde med håndtering af ringbind som en af de helt store fordele. Så store gevinster for arbejdsmiljøet og miljøet i det hele taget!

Priser:

  • Du skal investere i en (evt. flere) dokumentscanner(e) á ca. kr. 2000 eller kr. 3500 (afhængig af hastighed/størrelse). Typisk er én scanner tilstrækkeligt, og denne bliver naturligvis din ejendom.
  • Dokumentsoftwaren koster årligt i drift kr. 300 (abonnement til softwareleverandør) – herudover gratis! Pro ØkonomiService beregner ikke abonnement eller andet for brugen af systemet.
  • Pro ØkonomiService assistance til opsætning og uddannelse (engangsudgift) varierer afhængigt af opgaven, men ofte kan det gøres på under en dags arbejde.
 Udgivet af kl. 16:02