Papirløs kontor

sep 142015
 

Vort koncept fritager dig for rigtig meget af det daglige papirarbejde, og samtidig fjerner vi alle dine papirbunker og gule lapper. Forudsætningen er alene at du løbende får alle dine emails med bogholderidata, samt breve, lagt ind i det dokumentsystem vi opretter til dig.

Herefter skal du INTET foretage dig ud over at gå ind i din netbank og godkende de betalinger vi har indkodet til betaling. D.v.s. du mister ikke kontrollen over noget – alt betales kun efter din godkendelse i netbanken.

Pro Økonomiservice sørger for:
– Alle regninger bogføres og lægges til godkendelse i netbanken på forfaldsdatoen (eller evt. anden dato såfremt du skriver dette)
– Bon’er, betalingsservice, A-skat osv bogfører vi løbende så du hele tiden er ajour. Banken afstemmes hver gang vi bogfører.
– Vi registerer alle dine kundeindbetalinger så du har overblik over kundernes betalingsstatus og kan rykke. Evt. kan vi rykke kunder for dig efter nærmere aftalte regler.
– Har du løn, så kører vi lønnen hver 14. dag / måned baseret på time/ugesedler du lægger i dokumentsystemet.

Ovennævnte gør vi med faste aftalte intervaller eks. hver uge, hver 10. dag eller hver 14. dag.

Hvert kvartal/halvår kontrollerer vi momsbogføringen grundligt og indberetter moms. Selvfølgelig altid i god tid inden fristudløb.

jul 252015
 

Fra juli 2015 har Evernote ud over de kendte Gratis- og Premiumplaner, introduceret PLUS. En sammenligning mellem de respektive planer finder du her: https://goo.gl/bECm1A

Pro Økonomiservice ApS anbefaler som udgangspunkt at vælge PLUS-planen som pt. koster kr. 199,- pr. år. Derved har du mulighed for at sende emails direkte til din Evernote konto, samt med en månedlig uploadkvote på 1GB, rigelig med kapacitet.

Overvej Premium hvis du har mange scans og du ikke råder over en scanner som OCR-oversætter scannet. Vi anbefaler dog alle vore kunder at anskaffe en rigtig dokumentscanner ved større mængde papirscans.

Kontakt os gerne for yderligere råd og vejledning.

aug 162013
 

En historie fra det virkelige liv: Virksomheden nedbrændte nytårsnat 2009/2010. Herunder alt bogholderimaterialet. Nu har SKAT så underkendt fradragsret for de udgifter der forsvandt i flammerne: Landsskatterettens afgørelse

Endnu en god grund til IKKE at opbevare regnskabsmateriale på papirform. Alle vores kunder har deres materiale gemt digitalt, så de kan fyre nytårsraketter af med god samvittighed.

 Udgivet af kl. 16:31
jun 072013
 

iphone-1Vi har nu brugt Evernote i over 5 år, og det er fascinerende at arbejde med en platform der er i konstant rivende udvikling. Mange softwareprodukter blomstrer og dør efter en kortere periode. Men Evernote bliver bare stærkere og stærkere dag for dag.

Bruger du smartphone, så overvej at grave lidt ned i de forbedrede muligheder for at tage billeder af kvitteringer etc. med det nye sidekamera! Nu kan du godt skrotte de andre apps du måtte have til dette formål som eks. Docscanner.

Og nu er der også kommet en reminderfunktion på mobilprodukterne. Og det er nu blot et spørgsmål om kort tid inden denne forbedring også rammer windows applikationerne.

Du finder Evernote til Android her og til Iphone her. Bruger du iPhone kan du med fordel overveje Scannable app’en

Tip: Download widgets til eks. Android, og brug “snapshot” ikonet. Så kan du lynhurtigt tage et billede/scan uden at skulle grave 3-4 klik ned i en menu.

mar 102013
 

Stort set alle vores kunder er papirløse. At overgå fra et gammeldags papirbaseret bogholderi til et moderne papirløst bogholderi er meget nemmere og billigere end du måske forestiller dig. Overholder du nogle få elementære spilleregler, hvilket vi instruerer jer i, er det vores erfaring at processen helt uproblematisk kan gennemføres på få timer.
Vores anbefaling er at man ikke begynder at scanne alt historisk materiale. Besværet og tidsforbruget står slet ikke mål med gevinsten, så i en overgangsperiode vil du have både det gamle papirarkiv og det nye elektroniske bogholderi. Men som tiden går vil du hurtigt begynde at se alle fordelene ved at være blevet papirløs.

Opstart:

  • Bogholderidokumenter modtager du sikkert allerede idag overvejende elektronisk (pdf-fakturaer, kontoudtog etc), så øvelsen består i at få de elektroniske data kanaliseret over i dit bogholderisystem, og at få gjort de få tilbageværende papirdokumenter digitale. Det sidste gøres via en lille dokumentscanner med arkføder (så flersides dokumenter kan scannes i én pdf) og som scanner for- og bagside samtidigt.
  • Vi sørger for at installere og konfigurere scanner(e), konfigurere dokumentsoftware, og opsætte arbejdsgange og struktur for lagring.

Fordele:

  • Alle dine bogholderidata er let tilgængelige og søgbare (al tekst og tal i dokumenterne er søgbare, fuldstændigt som når du “Googler” på internettet), og du kan se dine dokumenter uanset hvor du er bare der er internet adgang. Du kan selv genfinde alt uden at skulle spørge bogholder/revisor. Og det samme gælder for de medarbejdere som får adgang til systemet, og uanset om de sidder på hjemmearbejdsplads, på kontoret eller via en laptop i marken.
  • Intet behov for kontor- og arkivplads hos dig (brug i stedet pladsen til noget andet)
  • Vi kan servicere dig uden at skulle køre fysisk til din adresse eller du skal sende papirer med posten. Det sparer tid og penge (bemærk at du ikke nødvendigvis behøver at bruge os som adm.bureau – vi sætter gerne systemet op for dig til eget brug)
  • Pro ØkonomiService er kontaktbare og kan tage action på enhver opgave sædvanligvis med kort varsel, hvis vi har online adgang til dine dokumenter.
  • Du ejer og kontrollerer selv alle dine data, så du er uafhængig af tredjemand og ikke bundet til et bestemt økonomisystem. D.v.s. at du relativt enkelt vil kunne skifte regnskabssystem (idet dokumenterne ikke er bundet op på regnskabssystemet) samt regnskabsbureau (idet vi anvender standardprogrammer som umiddelbart let kan serviceres af andre).
  • Dine data er sikret mod fysisk tab som følge af eksempelvis tyveri og brand.
  • Din virksomhed fremtræder fysisk meget mere velorganiseret. Alle papirbunker, ringbind og arkivkasser kan blive en saga blot.
  • Du sparer mange penge til printere, toner, kopipapir, ringbind, arkivkasser, clips, og alle mulige andre kontorartikler, men ikke mindst al den tid I idag bruger på at arkivere og sætte ringbind frem og tilbage. For nogle af vores kunder nævnes det forsvundne arbejde med håndtering af ringbind som en af de helt store fordele. Så store gevinster for arbejdsmiljøet og miljøet i det hele taget!

Priser:

  • Du skal investere i en (evt. flere) dokumentscanner(e) á ca. kr. 2000 eller kr. 3500 (afhængig af hastighed/størrelse). Typisk er én scanner tilstrækkeligt, og denne bliver naturligvis din ejendom.
  • Dokumentsoftwaren koster årligt i drift kr. 300 (abonnement til softwareleverandør) – herudover gratis! Pro ØkonomiService beregner ikke abonnement eller andet for brugen af systemet.
  • Pro ØkonomiService assistance til opsætning og uddannelse (engangsudgift) varierer afhængigt af opgaven, men ofte kan det gøres på under en dags arbejde.
 Udgivet af kl. 16:02