Stort set alle vores kunder er papirløse. At overgå fra et gammeldags papirbaseret bogholderi til et moderne papirløst bogholderi er meget nemmere og billigere end du måske forestiller dig. Overholder du nogle få elementære spilleregler, hvilket vi instruerer jer i, er det vores erfaring at processen helt uproblematisk kan gennemføres på få timer.
Vores anbefaling er at man ikke begynder at scanne alt historisk materiale. Besværet og tidsforbruget står slet ikke mål med gevinsten, så i en overgangsperiode vil du have både det gamle papirarkiv og det nye elektroniske bogholderi. Men som tiden går vil du hurtigt begynde at se alle fordelene ved at være blevet papirløs.
Opstart:
- Bogholderidokumenter modtager du sikkert allerede idag overvejende elektronisk (pdf-fakturaer, kontoudtog etc), så øvelsen består i at få de elektroniske data kanaliseret over i dit bogholderisystem, og at få gjort de få tilbageværende papirdokumenter digitale. Det sidste gøres via en lille dokumentscanner med arkføder (så flersides dokumenter kan scannes i én pdf) og som scanner for- og bagside samtidigt.
- Vi sørger for at installere og konfigurere scanner(e), konfigurere dokumentsoftware, og opsætte arbejdsgange og struktur for lagring.
Fordele:
- Alle dine bogholderidata er let tilgængelige og søgbare (al tekst og tal i dokumenterne er søgbare, fuldstændigt som når du “Googler” på internettet), og du kan se dine dokumenter uanset hvor du er bare der er internet adgang. Du kan selv genfinde alt uden at skulle spørge bogholder/revisor. Og det samme gælder for de medarbejdere som får adgang til systemet, og uanset om de sidder på hjemmearbejdsplads, på kontoret eller via en laptop i marken.
- Intet behov for kontor- og arkivplads hos dig (brug i stedet pladsen til noget andet)
- Vi kan servicere dig uden at skulle køre fysisk til din adresse eller du skal sende papirer med posten. Det sparer tid og penge (bemærk at du ikke nødvendigvis behøver at bruge os som adm.bureau – vi sætter gerne systemet op for dig til eget brug)
- Pro ØkonomiService er kontaktbare og kan tage action på enhver opgave sædvanligvis med kort varsel, hvis vi har online adgang til dine dokumenter.
- Du ejer og kontrollerer selv alle dine data, så du er uafhængig af tredjemand og ikke bundet til et bestemt økonomisystem. D.v.s. at du relativt enkelt vil kunne skifte regnskabssystem (idet dokumenterne ikke er bundet op på regnskabssystemet) samt regnskabsbureau (idet vi anvender standardprogrammer som umiddelbart let kan serviceres af andre).
- Dine data er sikret mod fysisk tab som følge af eksempelvis tyveri og brand.
- Din virksomhed fremtræder fysisk meget mere velorganiseret. Alle papirbunker, ringbind og arkivkasser kan blive en saga blot.
- Du sparer mange penge til printere, toner, kopipapir, ringbind, arkivkasser, clips, og alle mulige andre kontorartikler, men ikke mindst al den tid I idag bruger på at arkivere og sætte ringbind frem og tilbage. For nogle af vores kunder nævnes det forsvundne arbejde med håndtering af ringbind som en af de helt store fordele. Så store gevinster for arbejdsmiljøet og miljøet i det hele taget!
Priser:
- Du skal investere i en (evt. flere) dokumentscanner(e) á ca. kr. 2000 eller kr. 3500 (afhængig af hastighed/størrelse). Typisk er én scanner tilstrækkeligt, og denne bliver naturligvis din ejendom.
- Dokumentsoftwaren koster årligt i drift kr. 300 (abonnement til softwareleverandør) – herudover gratis! Pro ØkonomiService beregner ikke abonnement eller andet for brugen af systemet.
- Pro ØkonomiService assistance til opsætning og uddannelse (engangsudgift) varierer afhængigt af opgaven, men ofte kan det gøres på under en dags arbejde.
