Kontorsystemer

okt 152013
 

Google-Apps-Logo

Mange virksomheder har i dag et webhotel med tilhørende mailservice. Undertiden ser vi at man er bundet af en meget begrænset kapacitet i mailboksen, eks. 250 MB. Bruger man mere kan det selvfølgelig tilkøbes, hvilket dog ofte er uforholdsmæssigt dyrt.

Konsekvensen er, at når kapacitetsgrænsen nås, så bruges tid på at rydde op og slette gamle emails. Oprydning anses jo generelt som en god ting, men man bør ALDRIG slette en forretningsemail.

Jamen hvad gør man så? Løsningen ligger lige for: Tegn abonnement på Google Apps hvilket koster 40€ pr. bruger pr. år (300 kr). Så arkiverer man bare gamle emails, og du kan altid søge i samtlige emails i din postboks. Og det tager formodentlig lidt tid inden du har brugt de 30 GB der p.t. er med i abonnementet pr. bruger!

Og dertil disse fordele:

  1. Du har adgang til dine emails uanset hvor du er
  2. Du får kalender, og kan nemt dele dine kalender(e) med andre i virksomheden, herunder lave private kalendere etc. alt efter behov
  3. Der er regneark og tekstbehandling , ligeledes cloudbaseret. Ligner meget excel og word.
  4. Det er nemt at gemme fra Googles formater til MS-Office og omvendt
  5. Du deler data med andre i ægte realtid. Glem alt bøvlet med at du havde et excel ark åbent samtidig med en kollega og det roderi der så bliver efterfølgende med at synkronisere hvad der blev rettet af hvem.
  6. Google er verdensmestre i mail. En oppetid der ikke overgås af andre, god håndtering af spam etc.

De argumenter vi somme tider hører mod at bruge et cloudbaseret system som Google Apps er:

Det er usikkert – min mailboks kan blive hacket:
Nej, hvis man slår 2-faktor godkendelse til er det fuldstændigt umuligt for nogen andre end dig at logge ind på din konto. Men har du et stærkt password er du godt garderet selv uden 2-faktor godkendelse.

Så hedder mine emails jo noget med gmail.com:
Nej, når man bruger Googles erhvervsprodukt “Google Apps for Business”, så bruger man sit eget domæne. Du kan sagtens beholde dit nuværende webhotel, men der skal blot sættes en pegepind op som dirigerer alle emails til Googles servere. Din mailadresse hedder altså mitnavn@mitdomæne.dk

Det virker kun når man online:
Ja og nej. Man kan slå off-line funktionalitet til både for mails og dokumenter, men på den anden side så er det jo i dag efterhånden en sjældenhed at man ikke har internetadgang.

Efter vores opfattelse er Google Apps et rigtigt godt valg for mindre og mellemstore virksomheder.

Pro Økonomiservice hjælper dig gerne igang med Google Apps.

Giv os et ring på 86 84 60 64 .