En stærk egenskab ved e-conomic er at systemet kan lave elektroniske EAN-fakturaer til offentlige myndigheder. MEN, det forudsætter at nogle få basale ting er i orden:
- Der skal være oprettet et – korrekt – EAN nummer
- Der skal være anført en ref.person på kunden
Selv om dette er forholdsvist enkelt, så er det vores erfaring at EAN-faktureringen ofte fejler. Derfor kan du måske få lidt inspiration af at læse efterfølgende:
Kontrol af EAN-nummers korrekthed
Ofte opstår fejlen fordi man får oplyst det lange EAN-nummer over eks. telefon eller email, og så får man fejlindtastet på debitoren ved oprettelsen. Gør det derfor til en vane at checke korrektheden af et EAN-nummer her: Opslag i Nemhandelsregistret
Er nummeret korrekt, så copy & paste herfra ind i feltet på debitoren.
Referenceperson
Når fakturahovedet dannes hentes, ud over EAN-nummeret, ref.personen fra debitorkartoteket. Ud for debitoren klikker du på kontaktpersoner, og opretter den kontaktperson der har med fakturaen at gøre. Blot navnet er udmærket. Derefter hægtes denne kontaktperson på enten “Deres ref” eller “Vores ref” i debitorkartoteket.
Gik det galt alligevel?
I så fald skyldtes det nok at man glemte et eller andet, eller at fakturaen/ordren var udtaget inden data blev opdateret korrekt på debitor. Men når skaden er sket er der ikke andet at gøre end at kreditere den mangelfulde faktura og forsøge igen.
Der hvor det så ofte går galt i andet forsøg, er at man retter data på debitor, kopierer den første faktura, og genfakturerer. Men da man har kopieret den gamle faktura med de mangelfulde data, så kopieres fejlen bare videre på den nye faktura.
Så det man kan gøre i denne situation er at kopiere den første faktura, og så manuelt i ordrens/igangværende fakturas hoved at rette/tilføje de manglende oplysninger. Og husk så endelig herefter at sikre at debitorstamdata incl. kontaktperson også bliver rettet af hensyn til næste ordre!
Kontrol af om det nu gik godt
Her er det altid en god idé at checke udgående post under faneblad faktura. Du vil kunne se om EAN-fakturaen er mærket “Modtaget” hvis du checker her. Hvis ikke må du på’en igen. Brug evt. E-conomic hotline – det betaler du jo for igennem dit abonnement.
