jul 282013
 

En stærk egenskab ved e-conomic er at systemet kan lave elektroniske EAN-fakturaer til offentlige myndigheder. MEN, det forudsætter at nogle få basale ting er i orden:

  • Der skal være oprettet et – korrekt – EAN nummer
  • Der skal være anført en ref.person på kunden

Selv om dette er forholdsvist enkelt, så er det vores erfaring at EAN-faktureringen ofte fejler. Derfor kan du måske få lidt inspiration af at læse efterfølgende:

Kontrol af EAN-nummers korrekthed
Ofte opstår fejlen fordi man får oplyst det lange EAN-nummer over eks. telefon eller email, og så får man fejlindtastet på debitoren ved oprettelsen. Gør det derfor til en vane at checke korrektheden af et EAN-nummer her: Opslag i Nemhandelsregistret
Er nummeret korrekt, så copy & paste herfra ind i feltet på debitoren.

Referenceperson
Når fakturahovedet dannes hentes, ud over EAN-nummeret, ref.personen fra debitorkartoteket. Ud for debitoren klikker du på kontaktpersoner, og opretter den kontaktperson der har med fakturaen at gøre. Blot navnet er udmærket. Derefter hægtes denne kontaktperson på enten “Deres ref” eller “Vores ref” i debitorkartoteket.

Gik det galt alligevel?
I så fald skyldtes det nok at man glemte et eller andet, eller at fakturaen/ordren var udtaget inden data blev opdateret korrekt på debitor. Men når skaden er sket er der ikke andet at gøre end at kreditere den mangelfulde faktura og forsøge igen.

Der hvor det så ofte går galt i andet forsøg, er at man retter data på debitor, kopierer den første faktura, og genfakturerer. Men da man har kopieret den gamle faktura med de mangelfulde data, så kopieres fejlen bare videre på den nye faktura.

Så det man kan gøre i denne situation er at kopiere den første faktura, og så manuelt i ordrens/igangværende fakturas hoved at rette/tilføje de manglende oplysninger. Og husk så endelig herefter at sikre at debitorstamdata incl. kontaktperson også bliver rettet af hensyn til næste ordre!

Kontrol af om det nu gik godt
Her er det altid en god idé at checke udgående post under faneblad faktura. Du vil kunne se om EAN-fakturaen er mærket “Modtaget” hvis du checker her. Hvis ikke må du på’en igen. Brug evt. E-conomic hotline – det betaler du jo for igennem dit abonnement.

 Udgivet af kl. 19:25  Tagged with:
jul 282013
 

Vi anbefaler at du så vidt muligt implementerer FI-kodestrenge på dine fakturaer hvilket er den mest udbredte metode til betalingsoverførsel, den sikrer bedre mod at kunderne ved indbetalingen kommer til at skrive eks. forkert fakturanummer og ikke mindst er det meget hurtigere at bogføre indbetalinger. Du kan læse om FI-strenge i E-conomics Wiki her

For at komme igang skal du have oprettet et PBS kreditornummer via din bank. Kontakt din bankrådgiver og bed om at få lavet en kreditoraftale til brug for kortart 71. Så opretter banken dig som kreditor hos PBS. Gebyret for dette vil typisk ligge omkring kr. 1000. Banken skal ikke levere andet end selve nummeret, så ingen blanketter eller andet.

Når du har dit kreditornummer kan vi hjælpe dig med at få det integreret i dine fakturaformularer, således at det automatisk bliver koblet sammen med fakturanummeret når der udskrives en faktura.

En anden stor fordel ved denne metode er at hvis du på et tidspunkt skifte bank, ja så koder din nye bank – via PBS – bare betalingstrømmen om så selv alle betalinger der modtages herefter (også hvis det er en gammel faktura der betales for sent) automatisk godskrives den nye bankkonto. Og du skal intet ændre i formularer eller andet.

jul 272013
 

Har du et forældet økonomisystem som ikke længere lever op til dagens standarder? Hvorfor så ikke skifte til et cloudbaseret økonomisystem med en række indlysende fordele:

  • Slut med at være bange for om back-ups nu du’r og er opdaterede. E-conomic sikrer dine data hvert kvarter!
  • Slut med hele tiden at være bagefter med programopdateringer. Med E-conomic får du et system hvor du pr. definition altid kører på den nyeste release
  • E-conomic er et moderne økonomisystem helt i forfronten med den funktionalitet din bogholder og revisor efterlyser
  • Du kan tilgå systemet fra en hvilken som helst internetopkoblet PC eller Mac. Og din revisor/bogholder behøver ikke sidde fysisk hos dig.

Pro ØkonomiService har konverteret mange virksomheder fra specielt Navision/Dynamics til E-conomic. Vi har erfaringen og vi hjælper gerne dig til en lettere og bedre hverdag. Kontakt os for et uforpligtende tilbud!

Du kan også prøve E-Conomic gratis i 14 dage: ScreenClip

 Udgivet af kl. 18:13